æve
§juridisch · privacy

Privacyverklaring

Deze verklaring gaat over persoonsgegevens waarvoor æve zelf het doel en de middelen bepaalt: websitebezoek, contact, aanvragen en onze bedrijfsadministratie. Voor gegevens die wij uitsluitend in opdracht van een klant verwerken, gelden de afspraken met die klant.

Wie verwerkingsverantwoordelijke is

æve — beyond light & matter is de handelsnaam van de onderneming van Rogier Schouten. Die onderneming is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring. Je kunt ons bereiken via onderstaande gegevens.

Contact over privacy

Rogier Schouten is het aanspreekpunt voor privacy via info@aevebeyond.com.

Als je mailt, belt of een aanvraag doet

De knoppen voor kennismaken en een Enterprise-aanvraag openen je eigen mailprogramma met een voorgestelde tekst. Er wordt daarmee nog niets verstuurd. Pas als je zelf verzendt, ontvangen wij de gegevens in je bericht. Op deze pagina’s staat geen formulier dat jouw aanvraag rechtstreeks naar onze webserver verstuurt.

Wij gebruiken je naam, zakelijke contactgegevens, organisatie, vraag en eventuele bijlagen om je verzoek te beoordelen, te beantwoorden en zo nodig een voorstel te maken. Als je zelf een overeenkomst wilt sluiten, verwerken wij daarvoor noodzakelijke gegevens op grond van de voorbereiding of uitvoering van die overeenkomst. Voor contact met medewerkers van organisaties is ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen en de samenwerking te behandelen de grondslag. Daarbij wegen wij jouw privacy mee en beperken wij de gegevens tot wat nodig is.

Je hoeft geen gegevens te verstrekken om de website te bekijken. Zonder een antwoordadres en voldoende informatie kunnen wij een aanvraag mogelijk niet behandelen. Stuur bij een eerste contact alleen wat nodig is om je vraag te begrijpen. Een aanvraag geeft geen algemene toestemming voor andere doelen, publicatie of AI-training.

E-mail en AI-hulpmiddelen

E-mail aan info@aevebeyond.com wordt verwerkt door een zakelijke e-maildienst. Wij kunnen AI-modellen van externe aanbieders gebruiken om een bericht samen te vatten of een antwoord voor te bereiden; een mens beoordeelt wat wij versturen. Die aanbieders werken als onze verwerker onder zakelijke voorwaarden die gebruik voor het trainen van hun modellen uitsluiten; zij kunnen gegevens volgens hun voorwaarden tijdelijk bewaren voor misbruikcontrole.

Wij gebruiken je aanvraag niet voor publicatie of voor het trainen van AI-modellen. Wil je dat je aanvraag zonder AI-diensten wordt behandeld, zeg dat dan in je bericht.

Als je klant of zakelijke contactpersoon bent

Voor het uitvoeren en beheren van opdrachten gebruiken wij noodzakelijke contact-, opdracht- en factuurgegevens. De grondslag is uitvoering van de overeenkomst als jij zelf contractspartij bent; voor contactpersonen van een organisatie is dat ons gerechtvaardigd belang bij een goede uitvoering en administratie. Gegevens die de fiscale administratie vereist, verwerken wij om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Bepaal jij als opdrachtgever het doel van een verwerking en verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend namens jou, dan zijn wij voor die verwerking verwerker. Vóór die verwerking sluiten wij een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

Gegevens die wij niet van jou zelf krijgen

Soms ontvangen wij je naam, functie, organisatie en zakelijke contactgegevens van je werkgever of opdrachtgever, bijvoorbeeld als je als contactpersoon wordt genoemd of in kopie staat. Wij gebruiken die alleen voor het contact over die vraag of opdracht, op grond van ons gerechtvaardigd belang, en bewaren ze volgens de termijnen hieronder.

Website en beveiliging

De website wordt via Cloudflare aangeboden. Om pagina’s af te leveren en de website te beveiligen worden technische gegevens verwerkt, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde URL en browser- of verbindingsgegevens. Ons gerechtvaardigd belang is een bereikbare en veilige website, met zo weinig mogelijk persoonsgegevens.

Cloudflare stuurt ook instructies mee waarmee ondersteunende browsers netwerkfouten aan Cloudflare kunnen melden. Zo kunnen verbindingsproblemen worden onderzocht. De instructie blijft zeven dagen geldig; dat is niet de bewaartermijn van de meldingen. Een melding kan de opgevraagde pagina en technische gegevens over de mislukte verbinding bevatten.

Om te zien hoe de website wordt gebruikt, gebruiken wij Cloudflare Web Analytics. Een klein script stuurt per bekeken pagina het paginaadres (zonder zoekparameters), de verwijzende pagina, het type browser en apparaat, het land en de laadtijd naar Cloudflare. Het land leidt Cloudflare af uit je IP-adres. Het script plaatst geen cookies, gebruikt geen lokale opslag en volgt je niet over websites heen. Cloudflare verwerkt deze gegevens als onze verwerker. Na zeven dagen bewaart Cloudflare alleen nog een steekproef; de cijfers zijn tot zes maanden terug in te zien. Wij zien alleen samengevoegde cijfers, geen individuele bezoekers. Ons gerechtvaardigd belang is inzicht in het gebruik en de snelheid van de website.

Voorkeuren in je browser

Je browser onthoudt een door jou gekozen taal en dag- of nachtweergave in lokale opslag. De site gebruikt deze waarden om de door jou gekozen weergave te herstellen. Deze voorkeuren zijn geen advertentieprofiel. De cookiepagina legt uit welke waarden het betreft en hoe je ze verwijdert.

Gevoelige gegevens en kinderen

Stuur bij een eerste aanvraag geen medische gegevens, strafrechtelijke gegevens, burgerservicenummers, identiteitsbewijzen of volledige klant- en personeelsdossiers. Als een opdracht zulke gegevens nodig heeft, bepalen wij vooraf met de opdrachtgever of verwerking is toegestaan, welke extra wettelijke voorwaarden gelden en hoe de gegevens veilig worden aangeleverd.

Deze website richt zich op zakelijke gebruikers en is geen dienst die specifiek aan kinderen wordt aangeboden. Denk je dat wij onnodig gegevens van een kind hebben ontvangen, neem dan contact op. Wij beoordelen het verzoek en verwijderen de gegevens als er geen geldige reden is om ze te bewaren.

Hoe lang gegevens worden bewaard

Voor contact en aanvragen zonder vervolgopdracht bewaren wij gegevens maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact. Voor correspondentie bij een opdracht is dat de duur van de opdracht plus maximaal twee jaar, tenzij de gegevens eerder weg kunnen omdat ze niet meer nodig zijn.

Fiscale basisgegevens bewaren wij gedurende de wettelijke bewaartermijn, doorgaans zeven jaar. Gegevens die noodzakelijk zijn voor een concreet geschil bewaren wij alleen zolang zij daarvoor aantoonbaar nodig zijn.

Technische logs blijven bewaard zolang zij nodig zijn om een storing of beveiligingsincident te signaleren, te onderzoeken en af te handelen. Gegevens die daarvoor niet meer nodig zijn, worden volgens de verwijdercyclus van het betreffende systeem gewist. Back-ups rouleren volgens de herstelcyclus van dat systeem: verwijderde gegevens worden niet meer regulier gebruikt en verdwijnen wanneer de betreffende back-up vervalt. Wettelijk verplichte bewaring wordt afzonderlijk behandeld. Voor gegevens die wij als verwerker beheren, bepaalt de verwerkersovereenkomst de concrete termijnen, teruggaaf en verwijdering.

Wie gegevens kan ontvangen

Toegang is beperkt tot personen en dienstverleners die gegevens nodig hebben voor het beschreven doel. Het gaat om hosting en beveiliging (Cloudflare), e-mail en IT-beheer, AI-modelaanbieders, administratie en professionele adviseurs zoals een accountant of jurist.

Met dienstverleners die als verwerker optreden, maken wij de vereiste verwerkersafspraken. Waar een ontvanger zelf verantwoordelijke is, beoordelen wij de grondslag voor de verstrekking. Ook kunnen wij gegevens moeten verstrekken als de wet dat verplicht. Aanvragen en opdrachtinformatie behandelen wij vertrouwelijk; noodzakelijke, gebonden dienstverleners kunnen daarbij toegang hebben.

Verwerking buiten de EER

Cloudflare, Inc. is gevestigd in de Verenigde Staten. Doorgifte aan Cloudflare berust op het adequaatheidsbesluit voor het EU-VS Data Privacy Framework, waaraan Cloudflare deelneemt, en daarnaast op de Europese standaardcontractbepalingen in de verwerkersvoorwaarden van Cloudflare. Voor andere dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte, zoals e-mail- en AI-modelaanbieders, gebruiken wij eveneens het Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen.

Doorgifte mag alleen met een geldige grondslag uit hoofdstuk V van de AVG. Het EU–US Data Privacy Framework kan alleen worden gebruikt voor een daadwerkelijk en actueel gecertificeerde Amerikaanse ontvanger en de verwerking die onder die certificering valt. Anders kunnen passende waarborgen nodig zijn, zoals de Europese standaardcontractbepalingen, een beoordeling van de doorgifte en zo nodig aanvullende maatregelen. Je kunt via info@aevebeyond.com informatie en een kopie van toepasselijke waarborgen opvragen, met bescherming van vertrouwelijke onderdelen.

Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking. Ook kun je bezwaar maken wanneer wij ons op een gerechtvaardigd belang beroepen. Voor direct marketing geldt een onvoorwaardelijk recht van bezwaar. Bij andere bezwaren beoordelen wij of er zwaarwegende redenen zijn om door te gaan. Gegevensoverdraagbaarheid geldt voor gegevens die jij hebt verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken op basis van toestemming of een overeenkomst.

Waar toestemming de grondslag is, kun je die op elk moment intrekken. Dat verandert niet de rechtmatigheid van verwerking vóór de intrekking. De rechten gelden onder de voorwaarden van de AVG; bijvoorbeeld een wettelijke bewaarplicht kan verwijdering beperken.

Stuur je verzoek naar info@aevebeyond.com. Wij reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Als de complexiteit of het aantal verzoeken dat nodig maakt, mogen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; daarover informeren wij je binnen de eerste maand, met de reden. Alleen bij redelijke twijfel vragen wij extra gegevens om je identiteit vast te stellen, beperkt tot wat nodig is.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl. Je hoeft niet eerst bij ons te klagen. Gaat je verzoek over gegevens die wij alleen namens een klant verwerken, dan helpen wij die klant het verzoek af te handelen.

Beveiliging en incidenten

Wij treffen technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens en de risico’s, en beoordelen of die maatregelen werken. Beveiliging geeft geen garantie dat ieder incident kan worden voorkomen. Vermoed je verlies, misbruik of onbevoegde toegang, meld dat via info@aevebeyond.com of telefonisch.

Bij een datalek beoordelen wij de wettelijke meldplichten. Handelen wij als verwerker, dan informeren wij de verantwoordelijke opdrachtgever zonder onnodige vertraging. Een afspraak over gewone ondersteuning binnen een werkdag vervangt deze incidentplicht niet.

Besluiten en wijzigingen

Het openen van deze website of verzenden van een aanvraag levert op zichzelf geen geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen op. Voor een opdracht met zulke besluitvorming worden vooraf de afzonderlijke informatie, grondslag en waarborgen bepaald.

Versie 7 oktober 2026

§legal · privacy

Privacy notice

This notice covers personal data for which æve determines the purposes and means: website visits, correspondence, requests and our business administration. Data we process solely on a client’s behalf is governed by our agreement with that client.

Who is the controller

æve — beyond light & matter is the trade name of the business of Rogier Schouten. That business is the controller for the processing described in this notice. You can contact us using the details below.

Privacy contact

Rogier Schouten is the privacy contact at info@aevebeyond.com.

When you email, call or make a request

The introduction and Enterprise request buttons open your own email application with suggested text. This does not send anything. We receive the information in your message only when you send it yourself. These pages do not have a form that submits your request directly to our web server.

We use your name, business contact details, organisation, request and any attachments to assess and answer your request and, where appropriate, prepare a proposal. If you intend to enter into a contract yourself, we process the data necessary for that on the legal basis of taking steps at your request prior to entering into the contract, or of performing it. For contact with employees of organisations, our legitimate interest in handling business enquiries and the working relationship is the legal basis. We weigh your privacy interests and limit the data to what is needed.

You do not have to provide information to browse the website. Without a reply address and enough information, we may be unable to handle a request. For an initial enquiry, send only what is needed to understand your question. A request does not provide general permission for other purposes, publication or AI training.

Email and AI tools

Email to info@aevebeyond.com is processed by a business email service. We may use AI models from external providers to summarise a message or prepare a reply; a person reviews what we send. These providers act as our processors under business terms that exclude use for training their models; under their terms they may retain data temporarily for abuse monitoring.

We do not use your request for publication or to train AI models. If you want your request handled without AI services, say so in your message.

When you are a client or business contact

We use the necessary contact, engagement and invoice details to perform and manage engagements. The legal basis is performance of the contract if you are personally a contracting party; for an organisation’s contact persons, it is our legitimate interest in proper delivery and administration. We process the information required for tax records to meet legal obligations.

Where you determine the purpose of processing as a client and we process personal data solely on your behalf, we act as processor for that processing. We enter into a separate data processing agreement before that processing starts.

Data we do not receive from you

Sometimes we receive your name, position, organisation and business contact details from your employer or client, for example when you are named as a contact person or copied in. We use them only for contact about that request or engagement, on the basis of our legitimate interest, and retain them in line with the periods below.

Website and security

The website is served through Cloudflare. Delivering pages and protecting the website involves technical data such as IP address, time, requested URL and browser or connection information. Our legitimate interest is an available and secure website, using as little personal data as possible.

Cloudflare also supplies instructions that allow supporting browsers to report network errors to Cloudflare. This helps identify connection problems. The instruction remains valid for seven days; this is not the retention period of the reports. A report may contain the requested page and technical details about the failed connection.

To see how the website is used, we use Cloudflare Web Analytics. For each page viewed, a small script sends the page address (without query parameters), the referring page, the type of browser and device, the country and the load time to Cloudflare. Cloudflare derives the country from your IP address. The script sets no cookies, uses no local storage and does not follow you across websites. Cloudflare processes this data as our processor. After seven days Cloudflare keeps only a sample; the figures can be viewed for up to six months. We only see aggregated figures, not individual visitors. Our legitimate interest is insight into the use and speed of the website.

Preferences in your browser

When you choose a language or day or night display, your browser stores that choice in local storage. The site uses these values to restore your selected display. These preferences are not an advertising profile. The cookie page explains the values and how to remove them.

Sensitive data and children

Do not send medical information, criminal-offence data, national identification numbers, identity documents or complete client or employee files with an initial request. If an engagement requires such data, we first establish with the client whether processing is permitted, which additional legal conditions apply and how the data will be supplied securely.

This website is intended for business users and is not a service specifically offered to children. If you believe we have unnecessarily received a child’s data, contact us. We assess the request and delete the data where there is no valid reason to retain it.

How long data is retained

For correspondence and requests that do not lead to an engagement, we retain data for a maximum of twelve months after the last substantive contact. For correspondence relating to an engagement, we retain it for the duration of the engagement plus a maximum of two years, unless the data can be deleted earlier because it is no longer needed.

We retain basic tax records for the statutory retention period, generally seven years. Data necessary for a specific dispute is retained only for as long as it is demonstrably needed for that dispute.

Technical logs are retained while needed to detect, investigate and resolve a fault or security incident. Data no longer needed for that purpose is removed under the deletion cycle of the system concerned. Backups rotate under that system’s recovery cycle: deleted data is no longer used in ordinary operations and is removed when the relevant backup expires. Retention required by law is handled separately. For data we manage as processor, the data processing agreement governs the specific periods, return and deletion.

Who may receive data

Access is limited to people and service providers who need data for the stated purpose. These are hosting and security (Cloudflare), email and IT management, AI model providers, administration and professional advisers such as an accountant or lawyer.

We put the required data processing arrangements in place with service providers acting as processors. Where a recipient is a controller in its own right, we assess the legal basis for disclosure. We may also have to disclose data where required by law. We treat requests and engagement information confidentially; necessary service providers bound by appropriate obligations may have access.

Processing outside the EEA

Cloudflare, Inc. is established in the United States. Transfers to Cloudflare rely on the adequacy decision for the EU–US Data Privacy Framework, in which Cloudflare participates, and additionally on the European standard contractual clauses in Cloudflare’s data processing terms. For other service providers outside the European Economic Area, such as email and AI model providers, we likewise rely on the Data Privacy Framework or the standard contractual clauses.

A transfer requires a valid basis under Chapter V of the GDPR. The EU–US Data Privacy Framework can be used only for a US recipient with a valid, current certification and processing covered by that certification. Otherwise, appropriate safeguards may be needed, such as the European standard contractual clauses, a transfer assessment and additional measures where necessary. You may request information and a copy of applicable safeguards at info@aevebeyond.com, with confidential parts protected.

Your rights

You may request access, rectification, erasure or restriction of processing. You may also object where we rely on a legitimate interest. You have an unconditional right to object to direct marketing. For other objections, we assess whether there are compelling legitimate grounds to continue. Data portability applies to data you supplied that we process by automated means on the basis of consent or a contract.

Where consent is the legal basis, you may withdraw it at any time. This does not affect the lawfulness of processing before withdrawal. Rights apply subject to the GDPR’s conditions; for example, a statutory retention duty may limit erasure.

Send your request to info@aevebeyond.com. We respond without undue delay and within one month of receipt. If necessary due to complexity or the number of requests, we may extend this by up to two months; we inform you within the first month and explain why. Only where there is reasonable doubt do we request additional information to establish your identity, limited to what is necessary.

You may lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority at https://autoriteitpersoonsgegevens.nl. You do not have to complain to us first. Where your request concerns data we process solely for a client, we assist that client in handling it.

Security and incidents

We take technical and organisational measures appropriate to the data and risks, and assess whether those measures work. Security does not guarantee that every incident can be prevented. If you suspect loss, misuse or unauthorised access, report it at info@aevebeyond.com or by telephone.

If there is a personal data breach, we assess the statutory notification duties. Where we act as processor, we notify the client, as controller, without undue delay. An arrangement for ordinary support within a working day does not replace this incident duty.

Decisions and changes

Opening this website or sending a request does not itself produce an automated decision with legal effects. For an engagement involving such decisions, the separate information, legal basis and safeguards are established in advance.

Version 7 October 2026